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Checkliste für eMail-Signaturen

Die wichtigsten Ge- und Verbote.

ExclaimerAls Partner der Firma Exclaimer kennen wir uns mit eMail-Signaturen aus und sehen, was viele Firmen richtig und falsch machen. Deshalb haben wir Ihnen eine Checkliste von Exclaimer auszugsweise zusammengestellt. Alle 17 Ge- und Verbote zu eMail-Signaturen von Exclaimer können Sie als PDF HIER herunterladen

 

Keine Alleingänge

Der wohl größte Fehler in Bezug auf Signaturen ist eine uneinheitliche Anwendung in einem Unternehmen, da jeder Mitarbeiter seine Signatur selbst erstellt hat. Die eine Signatur enthält vielleicht ein Logo aus dem Jahr 1994, eine andere ein Logo, das 1.013 Pixel breit ist – neben einer falsch geschriebenen Adresse.

Verwenden Sie unternehmensweit die gleiche Vorlage. Stellen Sie sicher, dass jede einzelne Signatur über ein professionelles, stilvolles, einheitliches Format verfügt, das von Ihnen genehmigt wurde.

Die richtigen Werkzeuge verwenden

Es mag vielleicht allzu offensichtlich klingen, aber eines sollten Sie nicht vergessen: Dies ist eine Signatur – kein Word-Dokument, keine Webseite und kein eigenständiges Bild. Wenn Sie über HTML-Kenntnisse verfügen, sollten Sie einen angemessenen Code verwenden – vermeiden Sie die unten beschriebenen Fallstricke.

Wenn Sie keine HTML-Kenntnisse besitzen, sollten Sie nicht Microsoft Word oder Outlook zum Design Ihrer Vorlage verwenden. Diese Programme nutzen nämlich ihre eigene Art der Formatierung: Das bedeutet, dass jedes andere Programm (oder andere Version des gleichen Programms) das Layout unterschiedlich interpretiert und falsch darstellt.

Schlank halten

Egal, ob es das Vorschaufenster von Outlook ist, bevor Sie eine Nachricht öffnen, oder das Fenster, nachdem Sie darauf doppelklicken – extrem breite Signaturen werden schlecht dargestellt.

Der Industriestandard beträgt 650 Pixel – wir würden sogar eine noch dünnere Signatur von 600 px empfehlen, um sicherzustellen, dass nichts „abgeschnitten“ wird.

Einfach halten

Halten Sie das Layout so kompakt wie möglich. Bilder und Links sollen für sich alleine wirken – nicht durch die Art ihrer Anordnung. Falls Sie dennoch besonders ambitioniert ans Werk gehen wollen, sollten Sie unbedingt zahlreiche Tests vornehmen.

Wenn Sie wirklich gründliche Tests dazu durchführen können, wie die Signatur in vielen unterschiedlichen eMail-Clients (Outlook, Apple Mail, Gmail) aussehen wird, ist das vollkommen in Ordnung – Sie sollten sich jedoch vergewissern, dass sie auch unter vielen unterschiedlichen Umständen robust bleibt.

Keine Aufzählungszeichen

Aufzählungszeichen sehen je nach Client anders aus – was beispielsweise Gmail als Aufzählungszeichen interpretiert, unterscheidet sich von Outlooks Definition. Damit alle zufrieden sind, sollte auf Aufzählungszeichen komplett verzichtet werden.

Keine Animationen

Vermeiden Sie Animationen in Signaturen. In Outlook und den meisten eMail-Clients in Firmen ist es nicht möglich, ein eingebettetes Video anzusehen – es sind noch nicht einmal animierte GIF-Grafiken darstellbar.

JPEGs verwenden

PNGs sind für eMails nicht angemessen. Das mag dem widersprechen, was Sie über das Web gelernt haben – natürlich, denn dies ist ja auch keine Webseite, sondern eine eMail.

Sie sollten in eMails unter nahezu allen Umständen JPEG- und GIF-Bilder anstelle von PNG-Dateien verwenden. Vergessen Sie außerdem nicht, das Tag ‘-nosend-’ bei allen Bildern hinzuzufügen, damit diese korrekt in der eMail dargestellt werden.

Bildabmessungen begrenzen

Verlassen Sie sich nicht einfach darauf, dass das Bild die richtige Größe hat – legen Sie stattdessen im HTML-Code genau fest, wie hoch und breit es sein darf. Tun Sie dies nicht, kann es vorkommen, dass es in Outlook seltsam dargestellt wird.

Erneut der Hinweis an Leser ohne HTML-Kenntnisse: Verwenden Sie lieber kein Web-CMS oder Word, um Ihre Signatur zu erstellen – leider funktioniert das nicht.

Gesetze beachten

Sie sind nicht glanzvoll, aber das Gesetz – rechtliche Disclaimer sind in vielen Teilen der Welt Voraussetzung.

So ist laut CAN-SPAM die Angabe der Anschrift in eMails erforderlich, und Circular 230 schreibt vor, dass gekennzeichnet werden muss, was ein Ratschlag und was eine Meinung ist. Informieren Sie sich über die für Sie geltenden Gesetze und was erforderlich ist, damit Sie sie einhalten können.

Behalten Sie solche Vorschriften im Auge, und bleiben Sie auf dem neuesten Stand – man kann nie wissen, ob ein innovativer Service, den man auf einem neuen Markt anbietet, einen in neues rechtliches Territorium befördert.