Informationen & Tipps rund um sykasoft

Abkündigung Postversand- und bisherige Rechnungswesen-Formate (ASCII)

FiBu-Export - DATEV Abkündigungen 

ACHTUNG - Die Datenaustauschformate "Postversandformat" und "Bisheriges Rechnungswesen-Formate (ASCII)" werden Ende 2017 eingestellt und können von da an nicht mehr in den DATEV Rechnungswesen-Programmen verwendet werden. DATEV empfiehlt, möglichst bald auf die aktuellen Formate "DATEV-Format" oder "ASCII-Format" umzustellen.  

Vgl. Abkündigung Postversand- und bisherige Rechnungswesen-Formate (ASCII)

Wenn Sie Ihre Rechnungen über den sykasoft FiBu-Export an Ihr Steuerbüro weitergeben, müssen Sie vor dem Jahreswechsel 2017/2018 auf die neuen Formate umstellen.

Benötigen Sie Hilfe? Das sykasoft Support-Team unterstützt Sie bei der Umstellung Ihrer FiBu-Schnittstelle. Die Umstellung erfolgt nach Terminabsprache mit Sykasoft Software. Die Investition für diese Dienstleistung liegt für Pflegevertragskunden bei netto 60 € (zzgl. gesetzlicher MwSt.). Möchten Sie diesen Service nutzen? Umstellungsanfragen bitte per E-Mail an support@sykasoft.de

 

Digitalisierung im Rechnungswesen spart Papier, Zeit und Kosten

Elektronischer Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD 

Was ist ZUGFeRD? - ZUGFeRD ist ein standardisiertes, europäisches Format für elektronische Rechnungen, bei dem zwischen einem menschenlesbaren (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML) unterschieden wird. Eingebettet in die reguläre PDF/A-3-Datei befindet sich eine XML (Extensible Markup Language) Datei mit den Rechnungsinformationen in strukturierter, computerlesbarer Form. ZUGFeRD steht für "Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland".  

Wie Sie wohl wissen setzt GC auf ZUGFeRD und bietet Ihnen an, den elektronischen Rechnungsaustausch zukünftig zu nutzen. Vgl. SHK-Journal: ZUGFeRD für die GC Gruppe.

ZUGFeRD wurde ins sykasoft Programm integriert. Mehr Infos: E-Rechnungen mit ZUGFeRD (PDF)

So funktioniert sykasoft ZUGFeRD

  • Sie erhalten Ihre ZUGFeRD Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail oder Download; diese kommen ins ZUGFeRD Eingangsfach.
  • Im ZUGFeRD Eingangsfach (anzuwählen über Kreditoren oder das Docbox Eingangsfach) werden die Rechnungen gesichtet. Neben der PDF Dokumentenvorschau werden die daraus ausgelesenen XML Daten dargestellt (Datenvorschau). Dies ermöglicht den direkten Vergleich der Druckversion und der integrierten XML-Daten. Über die Ust-ID wird die Zuordnung zu Kreditoren hergestellt; neue Adressen werden automatisch angelegt. Bei vorhandenen Bestellungen wird automatisch geprüft, ob die Preise stimmen.
  • Nach erfolgter Sichtprüfung können die ZUGFeRD Rechnungen mit einem Klick in den Kreditoren gebucht und gleichzeitig in Docbox revisionssicher archiviert werden.

Die ZUGFeRD Einbindung wird mit dem kommenden Stand 19 verfügbar sein. Voraussetzung ist das Programm Kreditoren.

Sie haben das Programm Kreditoren noch nicht im Einsatz? Rufen Sie uns unter (0551) 502 66-0 an. Wir beraten Sie gerne und individuell.

 

Mobile Lösungen - Webservices und Apps für mobile Geräte

Mobile Aufträge: Ausstattung und Messwerte direkt bearbeiten

Direkt vor Ort können Anlagedaten und Messwerte eingetragen, geändert und ans Büro zurück gesendet werden.

Auf dem Tablet oder Notebook öffnen Sie den Auftrag. Unter dem Info Button sehen Sie die neue Anlagenansicht. Hier können bestehende Daten gepflegt oder neue Daten über das Plus angelegt werden.

Den mobilen Auftrag schließen Sie wie gehabt mit "TeilErledigt" oder "LeistungErbracht" ab und senden diesen an den Webservice zurück.

Im Büro rufen Sie diesen Auftrag wie gewohnt ab. Im Vorgang unter dem Reiter Arbeitsstelle sehen Sie die entsprechende Ausstattung und können diese über den Info Button aufrufen. Sie sehen hier Ihre gepflegten und neuen Anlagedaten. Unter Messwerte sind jetzt die neuen Messwerte vorhanden.

Verbesserungen in den Apps für Mobile Aufträge

  • Dritte Artikel Kurztextzeile Anzeige Kundennummer bei Arbeitsstelle und Rechnungsanschrift
  • Mengen zu den Artikeln können direkt geändert werden, über das Plus- und Minussymbol Push up
  • Nachrichten, wenn neue Aufträge vorhanden sind (auch wenn die App nicht geöffnet ist)

Haben Sie Interesse? Dann rufen Sie uns an unter (0551) 502 660

 

Zeiterfassung (Büro) – flexibel & GoBD konform

Wie Sie wissen sind Arbeitgeber seit 2015 verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter bis zu einer bestimmten Bemessungsgrenze aufzuzeichnen. Das betrifft auch Arbeiter und Angestellte im SHK-Handwerk.

Zeiterfassung hat jedoch nicht nur Compliance-Vorteile, sondern steigert auch die Effizienz. Zum Beispiel können Arbeitszeiten als Positionen im Regieauftrag, mit Hilfe von Platzhaltern und vordefinierten Artikeln, automatisch abgerechnet werden. Außerdem unterstützt sie die GoBD Anforderungen, z.B. beim Monatsabschluss, und arbeitet mit der mobilen Zeiterfassung per Webanwendung zusammen.

Möchten Sie mehr wissen? Rufen Sie uns einfach unter (0551) 502 660 an.

 

Ausstattung Messwerte zum Bearbeiten auf mobilen Geräten

Direkt vor Ort können Anlagedaten und Messwerte eingetragen, geändert und ans Büro zurück gesendet werden. Voraussetzung hierfür ist sykasoft Version 17.5, Mobile Aufträge per Webservice sowie die Aktivierung bestimmter Vorgaben:

  • Webservice > Einstellungen > Global (Email, etc.)  > Haken setzen bei "Messwerte / Ausstattung übertragen"
  • Webservice > Geräte > Bearbeiten > Haken setzen bei "Messwerte" und "Ausstattung"
  • Mit dem Button Übertragen die geänderten Einstellungen an die mobilen Geräte senden
  • Auf den mobilen Geräten über Webservice die neue Konfiguration abrufen

Sie erzeugen wie gewohnt einen Arbeitsauftrag, wählen die gewünschte Ausstattung und senden den Auftrag an den Webservice. Achtung, die Daten von Ausstattung, Messwerten sowie der Vorgang werden im Büro automatisch gesperrt, um Datenkonflikte zu vermeiden. Das manuelle Entsperren ist zwar möglich, aber nicht zu empfehlen.

Auf dem Tablet oder Notebook öffnen Sie den Auftrag. Unter dem Info Button sehen Sie die neue Anlagenansicht. Hier können bestehende Daten gepflegt oder neue Daten über das Plus angelegt werden. Über das Minus Symbol können Sie neu angelegte Zeilen wieder entfernen. Wichtig: Sie können keine vom Büro übertragenen Stammdaten über das Minussymbol löschen.

Den mobilen Auftrag schließen Sie wie gehabt mit Teilerledigt oder LeistungErbracht ab und senden diesen an den Webservice zurück. Im Büro rufen Sie diesen wie gewohnt ab. Im Vorgang unter dem Reiter Arbeitsstelle sehen Sie die entsprechende Ausstattung und können diese über den Info Button aufrufen. Sie sehen hier Ihre gepflegten und neuen Anlagedaten. Unter Messwerte sind jetzt die neuen Messwerte vorhanden.

Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns unter (0551) 502 660 an!

 

Ausgabe GiroCode zu Rechnungen

Ein GiroCode ist ein automatisch erzeugter Code, der von entsprechenden Geräten und Software ausgelesen werden kann, egal ob digital oder in Papierform. Dieser QR-Code macht das Überweisen für Ihre Kunden komfortabler. Im GiroCode werden alle für die Zahlung relevanten Daten übermittelt. Scannen, Zahlen, Fertig!

Im sykasoft Programm können Sie den GiroCode automatisch unter Ihren Rechnungen erzeugen lassen. Sie können diesen fest in Ihre Zahltexte integrieren und somit immer automatisch erzeugen lassen - oder individuell in einer Rechnung erst hinzufügen.

Um in einen Zahltext den GiroCode fest einzutragen gehen Sie über Vorgabewerte > Programmeinstellungen > Texte auf Ihre Zahltexte (oder auch Schlusstexte). Tragen Sie hier den Platzhalter für den GiroCode ein: <GiroCode>

Wenn Sie im Projekt dann die Vorschau öffnen, sehen Sie den erzeugten GiroCode mit den zu dieser Rechnung relevanten Daten. Diesen GiroCode kann Ihr Kunde jetzt bei Erhalt der Rechnung problemlos z.B. in seine mobile Banking-App einlesen und die Überweisung komfortabel vornehmen. 

Benötigen Sie Hilfe? Rufen Sie uns unter (0551) 502 660 an!

 

Wussten Sie schon? Anbindung an Telefonsoftware

Estos Telefonsoftware

Das sykasoft Programm bietet eine Anbindung an Estos, einem Client für computerunterstützte Telefonie (CTI - Computer Telefonie Integration). Diese Telefonsoftware funktioniert mit allen gängigen Telefonanlagen. Sie greift über eine ODBC (Open Database Connectivity) Verbindung direkt auf Ihre Adressdatenbank zu.

Über Estos kann bei einem ankommenden Anruf sofort die Adresse des Anrufers im sykasoft-Programm aufgerufen werden.

  • Automatisches Aufpoppen der Adresse
  • Sie sehen, wer Sie anruft
  • Telefonieren auf Knopfdruck

Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns unter (0551) 502 660 an!

 

Auftragsannahme

Dieses "Callcentertool" zur Schnellerfassung von Telefonanfragen ist leicht zu bedienen. Kundenorientiert gibt man zuerst das Anliegen des Kunden ein, dann wird, anhand der Telefonnummer, die Adresse zugeordnet. Die Adresse kann auch auf der Google Maps Karte angezeigt werden.

Aufträge können geparkt, mit Prioritäten versehen, an den Regieauftrag und/oder Terminplaner übergeben werden. Geparkte Aufträge werden automatisch in den Terminplaner-Parkplatz übernommen. 

Möchten Sie mehr wissen? Rufen Sie uns einfach unter (0551) 502 66-0 an. 

 

Energielabel

Seit dem 26. September 2015 ist das Energielabel für Heizgeräte und Warmwassererzeuger verbindlich. 

Ausführende Firmen müssen für energieverbrauchsrelevante Produkte (energy related products - ErP) schon im Angebot die entsprechenden Energielabels, Datenblätter und zusätzliche Datenblätter vorlegen.

Plattform „Heizungslabel“

Wie Sie wissen werden die Herstellerdaten in die VdZ-Plattform "Heizungslabel" eingespeist (www.heizungslabel.de ). Diese stehen dann per IDS-Schnittstelle den führenden SHK-Programmen zur Verfügung.

Einlesen in sykasoft via IDS-Schnittstelle/ Webservice

Die erweiterte Schnittstelle ist im sykasoft Webservice integriert, und alle Anwender mit aktuellem Programmstand werden darüber verfügen können. Die Energielabels, Datenblätter und zusätzliche Datenblätter werden dann bei Angeboten archiviert und können ausgedruckt werden.